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为什么不建议企业采用手动采购？
2021-09-23 14:45:57
当大多数竞争对手已经转向电子采购，如果你还停留在手动采购过程中，将会因效率较低而被甩在后面。手动采购过程有很大的出错空间。比如，发漂常常是在没有预兆的情况下到达的。从法律、IT安全到财务，都没有人批准购买。没有人对购买的任何方面负责。
即使一家企业努力就如何购买企业产品提出具体的政策，也不能保证员工会遵守。让我们来看看一个相当标准的手动采购政策，主要适用于中小型组织来处理购买商品和服务。
1.员工填写一份采购申请单，并提交给部门主管审批。
2.部门主管批准采购，并为请求的商品和服务创建采购订单。(如果部门主管不批准，他们可以返回请求项目的员工，并说明需要做哪些更改以获得批准。)
3.如有必要，部门主管将采购订单发送给另一个人审批，例如在采购数量超过一定阈值的情况下。如果没有，部门主管将采购订单发送给采购团队，与供应商一起处理订单事宜。
4.收到订单，供应商提交发漂。
5.应付账款部门必须通过书面追踪来证明购买已被批准，货物和服务已按订单收到，然后支付发漂。
整个过程可能需要几天，甚至几周的时间，尤其是当部分文件丢失，或者在某人休假时等待被处理的时候。
一、手动流程依赖于纸质或Excel
当然，文件记录在商业中很重要，但是文件也可能丢失或被销毁。此外，每个目的完成后，必须在一段时间内保留记录，这意味着大量的办公场所可能只是用来存放文件。
由于文件要经过多个人的手，每一次交换都会留下出错和放错地方的机会。这些手动流程也依赖于团队成员来完成大部分工作——在基本采购流程的整个指挥链中，所有团队成员都忙于其核心工作职能。书面程序没有考虑到对员工的影响，他们必须四处走动，从一个或多个人那里获得批准签名。
一般来说，这样的工作量意味着团队成员会避免采取官方的采购路线。相反，他们得到口头批准购买。虽然这看起来是可行的，但它通常会让应付账款对批准和未批准的项目一无所知——这使得在正确的时间获得正确的发漂支付变得更加困难。
二、手动采购流程需要时间
由于员工花费时间追踪签名——如果他们甚至按照写好的政策执行，以及创建采购请求和随后的采购订单所花费的时间，企业就浪费了大量时间。除了订单处理前的时间之外，后端也有时间。
应付账款部门只会支付他们知道已批准的发漂。如果他们一到办公桌上就随意支付发漂，一个组织可能会遇到一些重大的现金流问题。如果每一件东西都整理得很好，并在每一阶段都核对无误，应付账款部门就不必做太多工作了。但是，如果没有书面记录支持发漂，他们必须花大量的时间追踪每一个购买、是否批准，然后花更多的时间来确保发漂与采购订单匹配，和这两个文档匹配实际得到的是什么，所以他们只支付你的要求和你所得到的。
这些额外的时间会在人工成本方面花费金钱，并影响公司的发漂处理成本。在一个采购量很大的组织中，一年下来，这会对企业的成本产生巨大的影响。
三、手动采购流程成本更高
除了额外的人工成本外，依赖人工采购流程还会让你的组织花费更多的钱。如果在研究完成后，AP职员不能验证发漂的合法性，他们无论如何都必须支付给供应商。延迟付款通常伴随着费用和罚款，这将花费更多的钱。延迟付款会损害与供应商的关系，这可能意味着当你需要某样东西时，你会发现自己没有供应商。
不仅如此，还要考虑与纸张、打印机油墨和其他手工过程中需要的用品相关的额外成本。是的，你很可能在企业的其他地方得到这些资源，但印刷量太大意味着你会更快地使用这些资源，最终花在基本办公用品上的钱会比使用电子采购系统要多。
四、电子采购的协作优势
电子采购系统使处理从采购到付款流程的所有部分变得更加容易。它允许更多的授权，因为组织中的其他人可以处理一些采购活动。